اصول کار با WORD

- اجرای Microsoft Word و آغاز کار با آن : نرم افزار Word تحت سیستم عامل windows 98-2000-XP کار می کند. برای شروع از منوی Start‏ ، زیر منوی Programs و سپس گزینه Microsoft Word را انتخاب می کنیم. - آشنایی با محیط کار و اجزای آن : دکمه Close یا بستن پنجره : جهـت بستن یک پنجره باز باید از این دکمه استفاده نمود ( البته از کلید ترکیبی ALT+F4 نیز میتوان استفاده کرد). باید توجه داشت برای بستن هر پرونده میتوانید از منوی File زیر منوی Exit را نیز انتخاب نمائید. دکمه Maximize یا حداکثر سازی : برای اینکه بتوان پنجره را به حداکثر اندازه خود رساند میتوان از این دکمه استفاده نمود. دکمه Restore : پس از اینکه پنجره به حداکثر اندازه خود رسید برای تبدیل به اندازه قبلی خود از این دکمه استفاده می شود. دکمه Minimize یا حداقل سازی :با کلیک کردن بر روی این دکمه میتوان یک پنجره حداکثر شده و یا معمولی را حداقل نمود با انجام این عمل پنجره به حداقل خود می رسد و روی Task bar قرار می گیرد. توجه داشته باشید که پنجره ای که حداقل شده است بسته نشده و هنوز در حافظه مستقر است. - نوار عنوان یا Title Bar : نواری که اسم پنجره روی آن قرار دارد نوار عنوان نامیده میشود از نوار عنوان میتوان برای حداکثر سازی و یا بازگردانی پنجره به حالت " وضعیت قبلی " استفاده نمود برای این کار کافی است روی نوار عنوان دبل کلیک نمائید . - دکمه Control Bottom یا کنترل : این دکمه در سمت چپ صفحه مانیتور قرار دارد.با دکمه کنترل میتوان تمام عملیاتی که توضیح داده شد را انجام داد برای باز کردن دکمه کنترل کافی است روی دکمه آن کلیک کرد. عمل دیگر دکمه کنترل بستن پنجره است برای این کار باید روی نشانه دکمه کنترل دبل کلیک کرد. - Move: برای جابجایی پنجره میتوان از این گزینه استفاده کرد . برای اینکه این گزینه فعال شود باید روی نوار عنوان دبل کلیک نمود . Menu Bar یا نوار منو : هر یک از منوها با توجه به نام خود، عملکردی خاص دارند. پس از باز شدن منو زیر منوها را مشاهده خواهید کرد که هر زیر منو به معنای یک فرمان می باشد . Toolbars یا نوار ابزار : نوارهای ابزار کلیدهای دسترسی سریعتر به زیر منوها می باشند. در اصل گزینه ها و فرمان های موجود در زیر منوها ، در نوارهای ابزار نیز موجودند و کار را جهت دسترسی سریعتر به زیر منوها آسان می کنند . روشهای مختلف برای ظاهر کردن نوار ابزار : الف ) انتخاب زیر منوی Toolbars از منوی View ب ) کلیک راست بر روی Menu bar برای محو کردن نوار ابزارها میتوان روی آنها کلیک راست کرده و زمانی که فهرست نوارهای ابزار ظاهر گردید ، آنها را از حالت فعال در آورید بدین صورت شما نوار ابزارها را در روی صفحه نخواهید داشت . - Ruler یا خط کش : خط کش یکی دیگر از ابزارهای کارآمد در برنامه Word میباشد. این خط کش بسیار دقیق بوده و با آنچه که شما روی کاغذ اندازه میگیرید برابر است . خط کش برای تنظیم حاشیه ها و تورفتگی ابتدای پاراگرافها استفاده میشود. برای ظاهر کردن خط کش از منوی View زیر منوی Ruler را انتخاب نمایید. برای ظاهر کردن خط کش عمودی نیز میتوانید از منوی View پنجره را به حالت Page Layout برده و سپس از منوی Tools زیر منوی Options را انتخاب و از روی برگ نشان View گزینه Vertical Ruler را انتخاب نمائید. درصورتیکه بخواهید خط کش شما در سمت راست پنجره ظاهر شود مراحل بالا را تکرار و گزینه Right Ruler را انتخاب نمائید. Scroll Bar یا نوارهای مرور : دکمه ها و نــوارهایی هستند که توسط آنها میتوان صفحه را جابجا نمود . این دکمه ها بطور افقی برای جابجایی به چپ و راست و بطور عمودی برای بالا و پائین طراحی شده اند. بجای استفاده از دکمه های مرور که با هر بار فشردن آنها کمی صفحه جابجا می شود میتوان از نوارهای مرور نیز استفاده کرد. برای جابجایی باید روی این نوارها قرار گرفته و بـــا ماوس نوار را جابجا نمود. در صورتیکه سند شما دارای چند صفحه باشد میتواند نشان دهنده شمارش صفحه نیز باشد نوارهای مرور برای این کار باید اشاره گر ماوس را روی نـــوار برده و بر روی آن کلیک کنید تا شماره صفحه به نمایش در آید. برای ظاهر کردن Scroll bar عمودی و افقی و انتقال آن به سمت چپ پنجره، باید پنجره را از منوی View به حالت Page layout برده سپس از منوی Tools و زیر منوی options در برگ نشان View گزینه های Vertical Scroll bar, Horizontal Scroll bar و Left Scrollbar را انتخاب نمود. -Next Page, Previous Page یا صفحه قبل و بعد : برای آنکه یک صفحه به بالا یا پائین برود باید از این علامت استفاده کرد. - محیط تایپ : این محیط اصلی ترین قسمت برنامه است. این قسمت محل تایپ ، حروف چینی و صفحه آرایی شماست . تمام عملیاتی که باید در مورد کارتان انجام دهید در این محل خواهد بود . مکان نما : محل حرف بعدی را که تایپ خواهد شدء نشان میدهد. Right Click یا کلیک راست : قرار دادن اشاره گر بر روی موضوعی خاص و کلیک دکمه سمت راست ماوس با این عمل منوی میانبری ظاهر میشود که کاربر میتواند از آن فرمانی را انتخاب نماید. - Screen Tips یا نکته ابزار : کافیست با ماوس روی یکی از کلید ها قرار بگیرید و کمی مکث کنید خواهید دید یک جعبه متن کوچک به نام نکته ابزار باز خواهد شد و نام آن کلید را نشان خواهد داد. Status Bar یا نوار وضعیت : این نوار پائین ترین قسمت پنجره می باشد که به شما اطلاعاتی در مورد شماره صفحه ، قسمت ، کل صفحه ، فاصله از بالای صفحه، خط روی صفحه ، وضعیت کاراکتر و... می دهد توسط این سطر یا نوار شما میتوانید موقعیت خود را بیابید که اکنون در کدام صفحه و کدام سطر قرار گیرد. برای ظاهر کردن این نوار بر روی پنجره باید پنجره را از منوی View به حالت Page layout برده و سپس از منوی Tools و زیر منوی Options در برگ نشان View گزینه Status Bar را انتخاب کنید.

اصول و قوانین تایپ

آشنایی با میز و صندلی تایپیست : میز تایپیست معمولاً دارای دو یا سه کشو می باشد. تایپیست میتواند وسایل کار خود را در آنها قرار دهد. ارتفاع استاندارد این میز معمولاً 70 تا 72 سانتیمتر است. میز تایپیست باید طوری قرار گیرد که نور طبیعی از پشت سر و یا سمت راست تایپیست بتابد و اگر تایپیست از چراغ رومیزی استفاده میکند می بایست چراغ روشنایی در سمت راست ، متناسب با دید نصب شود. صندلی تایپیست دارای تکیه گاه با دو فنر نرم می باشد، این تکیه گاه بوسیله یک اهرم به میله صندلی متصل است که تایپیست می تواند ارتفاع آنرا متناسب با اندام خود کم یا زیاد کند. میله صندلی از پائین به یک فنر قوی در زیر نشیمن گاه مربوط است که میتوان آن را به طرف جلو و یا عقب حرکت داد. این صندلی گردان است . ارتفاع استاندارد آن از کف تا زیر زانو 45 سانتی متر می باشد ولی تایپیست به تناسب اندام خود میتواند آنرا بالا و یا پائین ببرد . قبل از شروع کار به نکات زیر توجه نمائید : به گونه ای که تکیه گاه پشت ، کف پاها و همچنین مهره های ستون فقرات به حالت صاف قرار گیرند ، روی صندلی بنشینید. خم شدن به جلو یا عقب ضمن ایجاد خستگی باعث بروز عوارض ناشی از عدم رعایت صحیح نشستن نیز می گردد. اکنون کارهای عملی را شرح خواهیم داد : 1-صفحه کلید را طوری روی میز قرار دهید که لبه کی برد با لبه میز موازی باشد و به حالت صحیح و مناسب بین دو دست شما قرار گیرد. 2-صندلی خود را طوری میزان کنید که فاصله مناسب و دلخواه را داشته باشید. 3-پاهایتان زیر صندلی قرار نگیرد بلکه کف پاها در زیر میزو بطور صاف روی زمین قرار گیرد و پای راست کمی جلوتر از پای چپ شما باشد . 4-دستهای شما می بایست با ماشین زاویه 90 درجه تشکیل دهد. 5-انگشتان خود را به حالت نیمه خمـــیده روی دگمه ها بگذارید و از تکان دادن بازو یا مچ ها خودداری نمایید. مکاتبات اداری و بازرگانی : مکاتبات : مکاتبات عبارت است از نوشته هایی به منظور آگاهی ، اطلاع و خبر بین دو یا چند نفر ، موسسه ، شرکت و سازمان که میتواند به وسیله پست یا فرد انجام گیرد. مکاتبات در وحله اول بررسی ، اقدام و سپس بایگانی می گردد. مکاتبات بر دو نوع است : 1- مکاتبات بازرگانی 2- مکاتبات اداری - مکاتبات بازرگانی : مکاتبات بازرگانی عبارت است از نوشته های بازرگانی درباره تولید ، خرید ، فروش ، ارائه خدمات و مسائل مالی . مطالب چاپی روی نامه های بازرگانی بشرح زیر است : بطور معمول نامه های بازرگانی دارای سرلوحه ای است که نوع و چگونگی فعالیت های موسسه را نشان میدهد. سرلوحه آن عبارتست از : - علامت تجاری - نام موسسه - شماره ثبت دفتر شرکت ها - نشانی - تلفن - نشانی تلگرافی ، تلکس و یا فاکس - نوع فعالیت - مکاتبات اداری : تفاوت مکاتبات اداری در اندازه کاغذ، فرم و شکل نوشتاری آن می باشد .

قوانین تایپ فارسی

- قوانین تایپ : اکنون شروع به تایپ نمائید. با زدن Space کلمات از یکدیگر جدا می شوند. زمانی که یک سطر تمام می شود برای رفتن به سطر بعد لازم نیست Enter بزنید ، برنامه توسط خصوصیت Word Wrap موجب می گردد که سطر شما بدون زدن Enter شکسته شود . اکنون یک جمله به پایان رسید . نقطه را گذاشته و ادامه دهید تا جمله بعدی نیز تمام شود. آیا بنظر شما یک پاراگراف پایان پذیرفته و یا چون دو جمله دارید ، دو پاراگراف تایپ کرده اید؟ در جواب باید گفت یک پاراگراف شامل یک حرف ، یک سطر یا چند سطر است که تا پایان نپذیرفته Enter نباید زد. هرگاه Enter زده شد به مفهوم پایان یک پاراگراف است . - اصول تایپ : تایپ فارسی : درس اول

تمرین : شکیبا – ساسان – مامان – تینا – تمشک – آسان – انگشتان – بایگانی – گلابی – گیتی – مالش - نان – آب – شام – سام – سیاست – کیاست – تابستان – شایان – مات – ماش – کمک یاس – تلاش- یال – شبنم – شب – کمال – کمان – سیمین – شکاک – شکیل - آسمان آبان – لباس – سامانتا- تمام – شمیم – نیک – اناب – آسیاب – لام – کام – گلاب – گلشن – کامیاب – تابان – سلام – کتلت – سیمان - آبی - از کلید میانبر ALT+SHIFT سمت چپ برای تبدیل صفحه کلید به لاتین و از کلید میانبر ALT+SHIFT سمت راست برای تبدیل صفحه کلید به فارسی استفاده کنید. از کلید ترکیبی CTRL+SHIFT سمت چپ برای چپ چین و از کلید ترکیبی CTRL+SHIF سمت راست برای راست چین کردن استفاده نمایید.

قوانین تایپ لاتین

درس اول

تمرین : Asad- Safa- Hadad- Das- Laf- Sad- Hads- Hall- Shad- Jad- Jalall- Adl- Sadha- Laj- Shafa- Jafa- Has- Lagha- Hadaf تایپ فارسی : درس دوم

تمرین : کاملاً – سیاحت – غلاف – جفا – ثبات – چماق – اصلاً – خام – هشام – حسام – فیاض - فیض – غیض – چخماق – هاتم – غاصب – سماق – جناق – سیاه – کلیسا- کیاست – سام – خفته – آشفته – قاسم – هاشم – حجم – غاصب – صحیفه – صفـی الله – آسایشگاه – آتشگاه – قصاب – قناعت – حکاک – جمیله – شاهین – قاتل تایپ لاتین : درس دوم

تمرین : Topes- Wash- Glass- Door – Wall- Yoshiro- Site – Style – Tools – Help – Edit- File- Word – Saturday- Sunday – Tuesday – Thursday- Friday- Air تایپ فارسی : درس سوم

تمرین : احتراماً – ظالم – ذلالت – انشاء- تأخیر- مؤذن - حتماً – ابتدائی – مؤذن - اطلاعات – امکانات – ظلمت- طالع – زارعین – غیور – هادی – عازم – مقدماتی – قاسم – کلید – ترکیبی – کاغذ – وحید – لادن – تکنولوژی – پیشرفته – ژیلا – پرهام – پدیدار – ژولیده – مسئولیت – ظاهر – حقیقتاً – ظلمت – سائل – خان دائی – بالغ – گارائین - جایگاه حرف « پ ، ژ» بسته به صفحه کلید تغییر میکند معمولاً حرف «پ» بالای دکمه Tab و حرف «ژ» زیر دکمه Enter قرار می گیرد. حروف ( پ ، ژ ) بسته به صفحه کلید جایگاه دارد . تمرین : ژرمن – ژاله – پژمرده – پژمان – پروانه – ژرورا – توپ – ژیلا تایپ لاتین : درس سوم

تمرین : Oxford – Learner's – Advanced – Dictionary – New – Best – World's- Radically – Revised – millennium – Symbols – Numbers – Office – Map- Mouse – Clear - برای تایپ شماره بایستی از کلیدهای ردیف بالا و یا برای استفاده از کلید های سمت راست باید دکمه Num Lock روشن باشد تا بتوانید اعداد را تایپ نمــــائید در صورتیکه کلید NumLock خاموش باشد از کلیدهای 8 ،4 ،6 و 2 میتوان بعنوان کلید های Arrow Key استفاده نمود . در صورتیکه دکمه Caps Lock روشن باشد حروف بصورت بزرگ تایپ می شود. مثلاً حرف A را تایپ کنید بصورت حروف بزرگ تایپ میشود.

آشنایی با میز کار وصندلی تایپیست

میز تایپیست معمولاً دارای دو یا سه کشو می باشد. تایپیست میتواند وسایل کار خود را در آنها قرار دهد. ارتفاع استاندارد این میز معمولاً 70 تا 72 سانتیمتر می باشد. میز تایپیست باید طوری قرار گیرد که نور طبیعی از پشت سر و یا سمت راست تایپیست بتابد و اگر تایپیست از چراغ رومیزی استفاده میکند می بایست چراغ روشنایی در سمت راست متناسب با دید وی نصب شود. صندلی تایپیست دارای تکیه گاه با دو فنر نرم می باشد، این تکیه گاه بوسیله یک اهرم به میله صندلی متصل است که تایپیست میتواند ارتفاع آن را متناسب اندام خود کم یا زیاد کند. میله صندلی از پائین به یک فنر قوی در زیر نشیمن گاه مربوط است که میتوان آن را به طرف جلو و یا عقب حرکت داد. این صندلی گردان است . ارتفاع استاندارد آن از کف تا زیر زانو 45 سانتی متر است ولی تایپیست به تناسب اندام خود میتواند آنرا بالا و یا پائین ببرد این صندلی بدون دسته و چرخ دار می باشد . قبل از شروع کار به نکات زیر توجه نمائید : بطوری که تکیه گاه پشت ، کف پاها و همچنین مهره های ستون فقرات به حالت صاف قرار گیرند، روی صندلی بنشیند. خم شدن به جلو یا عقب ضمن ایجاد خستگی باعث بروز عوارض ناشی از عدم رعایت صحیح نشستن نیز می گردد. اکنون کارهای عملی را شرح خواهیم داد : 1-صفحه کلید را طوری روی میز قرار دهید که لبه کی برد با لبه میز موازی باشد و به حالت صحیح و مناسب بین دو دست شما قرار گیرد. 2-صندلی خود را طوری میزان کنید که فاصله مناسب و دلخواه را داشته باشید. 3-پاهایتان زیر صندلی قرار نگیرد بلکه کف پاها در زیر میزو بطور صاف روی زمین قرار گیرد و پای راست کمی جلوتر از پای چپ شما باشد . 4-دستهای شما می بایست با ماشین زاویه 90 درجه تشکیل دهد. 5-انگشتان خود را به حالت نیمه خمـــیده روی دگمه ها بگذارید و از تکان دادن بازو یا مچ ها خودداری کنید.

مکاتبات اداری و بازرگانی

مکاتبات : مکاتبات عبارت است از نوشته هایی به منظور آگاهی ، اطلاع و خبر بین دو یا چند نفر ، موسسه ، شرکت و سازمان که میتواند به وسیله پست یا فرد انجام گیرد. مکاتبات در وحله اول بررسی ، اقدام و سپس بایگانی می گردد. مکاتبات بر دو نوع است : 1- مکاتبات بازرگانی 2- مکاتبات اداری - مکاتبات بازرگانی : مکاتبات بازرگانی عبارت است از نوشته های بازرگانی درباره تولید ، خرید ، فروش ، ارائه خدمات و مسائل مالی . بطور معمول نامه های بازرگانی دارای سرلوحه ای است که نوع و چگونگی فعالیت های موسسه را نشان میدهد. سرلوحه آن عبارتست از : -علامت تجاری -نام موسسه -شماره ثبت دفتر شرکت ها -نشانی -تلفن -نشانی تلگرافی و تلکس و یا فاکس -نوع فعالیت - مکاتبات اداری : تفاوت مکاتبات اداری در اندازه کاغذ، فرم و شکل نوشتن آن می باشد . ابعاد نامه های اداری : طبق دستور العمل اداره کل بهبود روشها در سازمان امور اداری و استخدامی کشور کاغذها بشرح زیر در موارد مختلف مورد استفاده قرار می گیرد : - کاغذهای A3 : بدون سرلوحه است و برای تهیه جدول ، نمودار و نقشه مورد استفاده قرار می گیرد. - کاغذ های A4 : مخصوص نامه هایی که از 5 سطر صفحه A4 بیشتر باشد ( برای گزارش هم از این کاغذ استفاده می شود ). - کاغذ A5 : مخصوص نامه هایی که از 5 سطر صفحه A4 کمتر باشد . - کاغذ A6 : بدون سرلوحه است و برای نامه نگاری بین کارمندان مورد استفاده قرار می گیرد و فقط در طرف چپ و بالای کاغذ کلمه (یادداشت ) چاپ میشود. طبق این دستورالعمل اندازه نامه های اداری بر دو نوع است : - نامه های بزرگ A4 : به ابعاد 297 × 210 میلیمتر ، مطالبی که از 5 سطر بیشتر باشد روی این کاغذ ماشین میشود. - نامه های کوچک A5 : به ابعاد 148 × 210 میلیمتر ، مطالبی که از 5 سطر کمتر باشد روی این کاغذ ماشین میشود. نحوه تهیه نامه های اداری : اجزاء مختلف نامه اداری : هر نامه اداری دارای پنج جزء بشرح زیر می باشد : 1-سرلوحه 2-عنوان گیرنده ، فرستنده ، موضوع نامه 3-متن نامه 4-مشخصات امضاء کننده نامه 5-گیرندگان رونوشت اینک بشرح هر یک از اجزاء بالا می پردازیم : 1- سرلوحه : -آرم جمهوری اسلامی ایران سمت راست یا بالای نامه . -نام سازمان اصلی زیر آرم و نام واحد یا اداره وابسته زیر نام اصلی . -تاریخ در سمت چپ -شماره در سمت چپ -پیوست در سمت چپ 2- عنوان گیرنده ، فرستنده ، موضوع نامه : الف : عنوان گیرنده عنوان گیرنده که با کلمه ( به ) در نامه مشخص میشود عبارت است از : نام شخص یا موسسه ای که نامه برای او فرستاده میشود. ب : عنوان فرستنده عنوان فرستنده که با کلمه ( از) در نامه مشخص میشود عبارت است از : نام شخص ، موسسه ، سازمان و یا واحد سازمانی که نامه از طرف آن نوشته میشود. ج : موضوع نامه موضوع نامه عبارت است از عبارت کوتاه و گویایی که مبین محتوای نامه باشد. (یعنی متن نامه درباره چه موضوعی می باشد ). مثال : به : سازمان انرژی اتمی اصفهان از: فنی حرفه ای استان اصفهان موضوع: ماموریت جهت آموزش - متن نامه : منظور از متن نامه مطالب و شرحی است که در مورد موضوع نامه نوشته میشود . متن نامه ممکن است از یک یا چند پاراگراف تشکیل شده باشد که قسمت اول را پاراگراف افتتاحیه و بعد از آن را پاراگراف میانی و قسمت آخر را پاراگراف اختتامیه می نامند. پاراگراف : اصولاً پاراگراف شامل یک بند یا یک قسمت است که از چند جمله مربوط به هم تشکیل شده و ضمن اینکه پاراگراف ، خود دارای معنی مستقلی است اما با پاراگراف های بعدی نیز ارتباط دارد و با Enter از هم جدا می شوند. 3- مشخصات امضاء کننده نامه : مشخصات امضاء کننده نامه در سمت چپ نامه می باشد . نام و نام خانوادگی مقام یک یا دو سطر فاصله موقعیت سازمانی امضاء کننده باید توجه نمود که نام و نام خانوادگی درست در وسط عنوان پست سازمانی امضاء کننده قرار میگیرد. در مواردی که مقام دیگری حق امضاء نامه را بجای امضاء کننده اصلی داشته باشد در قسمت مربوط به مشخصات امضاء کننده نام و نام خانوادگی امضاء کننده اصلی و همچنین عنوان سازمانی وی نوشته شده و با اضافه کردن عبارت ( از طرف) در جلوی آن امضای نامه بوسیله مقامی که به او تفویض اختیار شده صورت می گیرد . نامه های اداری بر دو نوع است : 1-نامه های وارده : آن دسته از نامه هایی که به درون ارگان یا سازمانی وارد میشود. 2-نامه های صادره : آن دسته از نامه هایی که به بیرون از ارگان یا سازمان ارسال میشود. لازم به یاد آوری است که دفتری بنام دفتر اندیکاتور وجود دارد که مخصوص ثبت کلیه مکاتبات نامه های وارده و صادره میباشد. برای ماشین کردن نامه های اداری باید به نکات زیر توجه کرد : تحریر کردن مشخصات گیرندگان رونوشت : رونوشت عبارت است از نسخه برداری یا کپی برداری از روی نامه اصلی اگر نامه اداری دارای سه رونوشت برای سه محل مختلف باشد آن نامه در 5 نسخه تایپ میشود که سه نسخه آن برای آن سه محل ، یک نسخه از رونوشت برای بایگانی قسمت مربوطه و یک نسخه هم که همان نامه اصلی می باشد. شروع عبارت رونوشت از لبه سمت راست پس از یک یا دو فاصله سطری از عنوان سازمانی امضاء کننده نامه می باشد. پس از تایپ عبارت ( رونوشت ) دو نقطه گذاشته و یک فاصله سطری داده ، از زیر دو نقطه با خط تیره شروع به تایپ قسمت هایی که نامه باید به آنجا فرستاده شود می نمائیم. مثال : رونوشت : - جناب آقای ... ( با توضیح سمت) - جناب آقای ... ( با توضیح سمت ) - جناب آقای ... (با توضیح سمت ) - بایگانی پیوست : هر مدرکی که همراه نامه فرستاده میشود پیوست نامیده میشود. در قسمت بالای نامه کلمه پیوست در سمت چپ بصورت چاپی می باشد که اگر نامه ای دارای پیوست باشد باید جلوی کلمه پیوست کلمه (دارد) را اضــــــافه کنیم و اگر نداشته باشد بصورت خط تیره یا کلمه ( ندارد) نشان داده میشود.

نمونه نامه اداری

تاریخ : 7/8/1381 شماره : 6275987پیوست : دارد سازمان آموزش فنی و حرفه ای استان اصفهان به : سرپرست آموزش از : شرکت پیشگام وابسته به انرژی اتمی اصفهان موضوع : آموزش اینترنت عطف به نامه شماره 441 مورخ 5/6/1381 از آن سازمان محترم درخواست میشود یک نفرمدرس را جهت آموزش اینترنت به این مرکز معرفی نمائید . ضمناً خواهشمند است دستور فرمائید چند نسخه از جزوه آموزشی اینترنت به این شرکت ارسال نمایند. قبلاً از همکاری شما سپاسگزاری میگردد. نام و نام خانوادگی مسئول امور اداری نمونه دیگری از یک نامه اداری همراه با رونوشت : تاریخ : 7/8/1381 شماره : پ/75034 پیوست : دارد سازمان آموزش فنی و حرفه ای استان اصفهان به : سرپرست آموزش از : شرکت پیشگام وابسته به انرژی اتمی اصفهان موضوع : آموزش Word احتراماًء عطف به نامه شماره 441 مورخ 5/6/1381 از آن سازمان محترم درخواست میشود یک نفر مدرس را جهت آموزش Word به این شرکت معرفی نمائید . ضمناً خواهشمند است دستور فرمائید چند نسخه از جزوه آموزشی Word به این شرکت ارسال نمایند. قبلاً از همکاری شما سپاسگزاری میگردد. نام و نام خانوادگی مسئول امور اداری رونوشت : - اداره اطلاعات - بایگانی

انتخاب قلم Font

قلم مهمترین ابزار یک برنامه تایپی می باشد. برای دسترسی به این قلمها راههای متفاوتی وجود دارد یکی از آنها استفاده از منوی Format و زیر منوی Font است . روش دیگر استفاده از ماوس است که بر روی یکی از سطــرهای تایپ شده رفته و کلیک راست می کنیم و گزینه Font را انتخاب می نمائیم . روش دیگری که برای دسترسی به کادر محاوره ای Font میتوان عنوان کرد استفاده از کلید ترکیبی Ctrl+D می باشد . روش دیگر استفاده از کلید ترکیبی Ctrl+Shift+F سپس استفاده از کلید های جهت نما یا Arrow Key و انتخاب قلم مورد نظر و زدن کلید Enter می باشد . - کادر محاوره ای Font : در این کادر محاوره ای دو کادر عربی و لاتین دیده میشود که با توجه به متن خود آنها را انتخاب می کنید توسط Box جلوی گزینه Font میتوانید از قلمهای گوناگونی استفاده نمائید هر قلم شکل متفاوتی با قلم دیگر دارد و برای آنکه قابل شناسایی باشد اسمی برای آن در نظر گرفته شده است . - Font Style : توسط این گزینه قلمها را به یکی از حالتهای نوشته در Box در میآورید. البته از کلید های ترکیبی Ctrl+B برای حالت Bold و از کلیدهای ترکیبی Ctrl+I برای حالت Italic میتوان استفاده نمود. البته میتوانید دکمه Bold و Italic از نوار ابزار Formatting را نیز انتخاب نمائید. - Size : توسط این گزینه میتوانید یک متن را ریز تر یا درشت تر بنویسید. برای تغییر اندازه قلم میتوان از کلید ترکیبی Ctrl+Shift+< یا > و همچنین از کلید ترکیبی Ctrl+[ یا ] نیز استفاده نمود. یکی دیگر از راههای تغییر اندازه قلم استفاده از کلید ترکیبی Ctrl+Shift+P سپس استفاده از کلیدهای جهت نما برای انتخاب سایز و زدن Enter جهت تائید آن استفاده نمود. البته میتوانید دکمه Size از نوار ابزار Formatting را نیز انتخاب نمائید. - Color : یکی دیگر از مزیتهای Word این است که به شما امکان چاپ رنگی میدهد توسط این گزینه میتوانید برای فونتهای خود رنگهای مختلف انتخاب کنید. توجه داشته باشید که اگر به متن خود رنگ دادید و این متن را با چاپگر سیاه و سفید چاپ نمودید چاپگر ، متن رنگی شما را به حالت طیفی از سیاه و سفید چاپ خواهد کرد. چنانچه رنگ خودکار Automatic را انتخاب کرده باشید اگر رنگ زیر زمینه عوض شود رنگ قلم نیز بطور خودکار و با توجه به رنگ زمینه عوض خواهد شد. البته میتوانید دکمه Font Color از نوار ابزار Formatting را نیز انتخاب نمائید. Underline : از طریق این گزینه میتوانید زیر متن خود خط بکشید . با انتخاب None که به صورت پیش فرض انتخاب شده است زیر لغات خط کشیده نمی شود. انتخاب Word Only باعث می شود که فقط زیر لغات خط کشیده شود و زیر فاصله هایی که با Space هستند خطی کشیده نمی شود. البته میتوانید دکمه Underline از نوار ابزار Formatting را نیز انتخاب نمائید و یااز کلید ترکیبی Ctrl+U استفاده نمایید. - Effect : Superscript : از این گزینه برای تایپ توان استفاده میشود البته از کلید ترکیبی Ctrl+Shift+(+) نیز میتوان استفاده نمود. - Subscript: از این گزینه برای اندیس پائین استفاده میشود البته از کلید ترکیبی Ctrl+(+) نیز میتوان استفاده نمود. - Hidden : با استفاده از این گزینه می توان متن بلوک شده را پنهان نمود تا در پرونده نمایش داده نشود ، برای نمایش مجدد باید پرونده را بلوک کرده و ضربدر داخل این گزینه را برداشت. درصورتیکه خواستیــد متــن بلوک شده پنهان شـود و Hidden را انتخاب نمودیــد و این کار صـورت نگرفت دقت نمایید که : 1- علامت (Show/Hide) در نوار ابزار Standard غیر فعال باشـد. 2- در منوی Tools زیر منوی Option ، برگ نشان View گزینه Hidden text انتخاب نشده باشد. Default : تمام تنظیمات را به حالت پیش فرض برمی گرداند. Preview : جعبه نمایش است . کادر محاوره ای Character Spacing : Scale : توسط این گزینه میتوانید متن خود را کشیده یا باز کنید توجه داشته باشید که فشرده سازی یا باز کردن عملی است که بر سر قلمها خواهد آمد نه بر سر فاصله بین حروف. Spacing : فاصله بین حروف یک کلمه را کم و یا زیاد می کند. Position: متن خود را (Lowered) پائین تر و یا (Raised) بالاتر از خط اصلی قرار میدهد و برای تایپ فرمولها از آن استفاده میشود . باید توجه داشت که بالا یا پائین رفتن کلمات از خط اصلی توسط کاربر تنظیم میشود و تفاوت آن با Superscript,Subscript در همین است زیرا توسط این دو گزینه توان یا اندیس پائین فاصله آنها تا خط اصلی اتوماتیک تنظیم میشود. کادر محاوره ای Text Effects : Animation: در صورتی که متن خود را بلوک کرده و یکی از گزینه های این کادر محاوره ای را انتخاب کنید دور متن انتخابی شما طیفی از نوارهای رنگی ظاهر میشود که آن متن را در صفحه مانیتور مشخص و نمایان میکند.

برگردان و انجام مجدد -Undo & Redo

قلمی عوض کرده اید . متنی پاک کرده اید . رنگ قلم را تغییر داده اید هر عملی که انجام داده اید مهم نیست چنانچه از کاری که کرده اید پشیمان شده اید از Undo یا کلید ترکیبی Ctrl+Z میتوانید استفاده نمائید. حالا اگر خواستید عملی را که لغو کرده اید مجددا انجام دهید از Redo یا از کلید ترکیبی Ctrl+Y استفاده نمایید. - همچنین میتوانید برای سرعت بخشیدن به کار از فلش کوچکی که به دو طرف خمیده شده است در نوار ابزار Standard استفاده کنید و یا این دو فرمان را از منوی Edit انتخاب نمایید. بزرگ نمایی (Zoom) : برای رسیدن به این زیر منو باید از منوی View استفاده کرد. چنانچه صفحه خود را کوچک می بینید میتوانید توسط فرمان بزرگنمایی صفحه را بزرگ نمایید. عمل بزرگنمایی از طریق نوار ابزار Standard نیز ممکن است و حتی میتوان اندازه دلخواه را در Box تایپ نموده و Enter زد . Page Width: بزرگنمایی به اندازه ای است که عرض صفحه (پهنا) مشخص باشد. Whole Page : بزرگنمایی به اندازه ای است که تمام صفحه در این حالت با جزئیات آن کاملاً مشخص است . Many Page: توسط این گزینه میتوانید چند صفحه را همزمان مشاهده کنید. Percent : بزرگنمایی میتواند بصورت دلخواه باشد. باید توجه داشت در صورتیکه بخواهید تمام گزینه های فوق فعال باشند باید پنجره روی حالت Page Layout باشد . این گزینه را میتوانید از منوی View انتخاب نمائید. کلیدهای ویرایشی

کلید های ویرایشی : همانطور که میدانید برنامه Word دارای کلیدهای ترکیبی فراوانی می باشد که در زیر چند نمونه از مهمترین این کلیدها آمده است . بعضی از این جهت ها بستگی به فارسی و لاتین بودن متن دارد.

کلمه بعدی	Ctrl+کلید جهت دار سمت چپ
کلمه قبلی	Ctrl+کلید جهت دار سمت راست
پاراگراف بعدی	Ctrl+کلید جهت دار سمت پایین
پاراگراف قبلی	Ctrl+کلید جهت دار سمت بالا
ابتدای پرونده	Ctrl+Home
انتهای پرونده	Ctrl+End
ایجاد پاراگراف جدید	Enter
سطر بعدی	کلید جهت دار سمت پایین
سطر قبلی	کلید جهت دار سمت بالا
حذف حرف بعدی مکان نما	Delete
حذف حرف قبل مکان نما	Back Space
حذف کلمه قبل	Ctrl+Back Space
حذف کلمه بعدی	Ctrl+Delete
ذخیره در حافظه COPY	Ctrl+C
ذخیره در حافظه و حذف CUT	Ctrl+X
فراخوانی از حافظه PASTE	Ctrl+V

بلوک و عملیات آن

- بلوک و عملیات مربوط به آن - حذف (DELETE) - انتقال (CUT) - تکثیر (COPY) - فراخوانی PASTE بلوک به کمک صفحه کلید : برای انتخاب قسمتی از متن باید کلید Shift را پائین نگه دارید و سپس به کمک مکان نمای چپ ، راست ، بالا و پائین متن مورد نظر را انتخاب کنید. هنگامی که متن بلوک میشود رنگ قلم و زمینه به حالت نگاتیو در می آید ( برای خارج نمودن از حالت بلوک حرکت مکان نما بدون نگه داشتن Shift کافی است ). در زیر کلیدهای دیگری نیز برای بلوک کردن آمده است

بلوک حرف سمت راست	Shift+کلید جهت دار سمت راست
بلوک حرف سمت چپ	Shift+کلید جهت دار سمت چپ
بلوک از محل مکان نما تا محل مکان نما در سطر بالا	Shift+کلید جهت دار سمت بالا
بلوک از محل مکان نما تا محل مکان نما در سطر پائین	Shift+کلید جهت دار سمت پایین
بلوک کلمه سمت راست	Shift+ Ctrl+کلید جهت دار سمت راست
بلوک کلمه سمت چپ	Shift+ Ctrl+کلید جهت دار سمت چپ
بلوک یک پاراگراف	Shift+Ctrl+کلیدهای جهت دار بالا و پایین
بلوک از محل مکان نما تا ابتدای سطر	Shift+Home
بلوک از محل مان نما تا انتهای سطر	Shift+End
حرکت مکان نما موجب بلوک می گردد	فشردن کلید F8
بلوک کلمه	دو مرتیه فشردن کلید F8
بلوک جمله	سه مرتبه فشردن کلید F8
بلوک کل پرونده	چهار مرتبه فشردن کلید F8
بلوک کل پرونده	Ctrl+A
بلوک از محل مکان نما تا ابتدای پرونده	Shift+ Ctrl+Home
بلوک از محل مکان نما تا انتهای پرونده	Shift+ Ctrl+End

بلوک به کمک ماوس

برای بلوک کردن به کمک ماوس کافی است روی نقطه شروع ، دکمه سمت چپ ماوس را نگه دارید و تا آخرین جایی که میخواهید بلوک شود دکمه چپ را رها نکنید. پس از بلوک کردن متن نوبت آن است که عملیات لازم را روی قسمت بلوک شده انجام دهید مانند : تغییر قلم ، تغییر سایز ، تغییر رنگ و... حذف به کمک صفحه کلید : برای حذف محدوده ی بلوک شده بایستی کلید Delete را فشار دهید. حذف به کمک ماوس : برای حذف قسمتی از پرونده به کمک ماوس باید متن را توسط ماوس انتخاب نمائید و با کمک زیر منوی Clear از منوی Edit قسمت انتخابی را حذف کنید. انتقال به کمک ماوس

برای انتقال قسمتی از پرونده توسط ماوس به روش زیر عمل کنید: 1-توسط ماوس متن مورد نظر را بلوک کنید. 2-با نگه داشتن دکمه ماوس روی قسمت انتخاب شده متن خود را به محل جدید بکشید. بدین ترتیب متن شما به محل جدید انتقال خواهد یافت . معمولاً انتقال به کمک ماوس زمانی صورت می گیرد که بخواهید متن خود را چند سطر بالاتر یا پائین تر انتقال دهید. برای انتقال می توانید پس از بلوک کردنء کلیک راست نموده و از منوی فوری Cut را انتخاب کنید. تکثیر به کمک صفحه کلید : برای تکثیر یک قسمت از پرونده به محل دیگر باید روش زیر را دنبال کنید : 1-به کمک کلیدهای فوری متن خود را بلوک کنید. 2-کلید های ترکیبی (Ctrl+C) و یا (Ctrl+ Insert) را فشار دهید تا متن در حافظه کپی شود. 3-مکان نما را حرکت داده و به محل جدید بروید. 4-در محل جدید کلید های ترکیبی (Ctrl+V) و یا (Shift+Insert) را بزنید تا متن درون حافظه در محل جدید فراخوانی شود. نکته : برای تکثیر میتوانید از زیر منوی Copy و برای فراخوانی از زیر منوی Paste که هر دو در منوی Edit وجود دارند استفاده کنید. تکثیر به کمک ماوس : برای تکثیر متن به کمک ماوس باید به روش زیر عمل کنید : 1-توسط ماوس متن خود را انتخاب کنید. 2-کلید Ctrl را نگه داشته و متن انتخاب شده را به کمک نگه داشتن دکمه سمت چپ ماوس و کشیدن ، به مقصد ببرید. این عمل موجب تکثیر متن انتخاب شده می گردد. این عمل با زدن دکمه سمت راست ماوس و انتخاب گزینه Copy نیز امکان پذیر است . توجه داشته باشید که تمامی عملیات ذکر شد. تنها برای متن نیست بلکه برای تصاویر نیز بکار می روند. انتقال و تکثیر به کمک کلید سمت راست ماوس : پس از بلوک میتوانید کلید سمت راست ماوس را بفشارید و از آنجا Copy یا Cut را انتخاب کنید و پس از بردن مکان نما به محل جدید مجدداً با زدن دکمه سمت راست ماوس Paste را انتخاب نمایید. راه دیگر این است که پس از انتخاب متن ضمن کشیدن ، توسط دکمه سمت راست و بردن به محل جدید زیر منوی فوری ظاهر خواهد شد که از شما می پرسد Copy یا Move که هر کدام را خواستید میتوانید انتخاب کنید. چند برش با یک حافظه

شاید بخواهید چند قسمت از پرونده را به حافظه برده و به محل یا پرونده دیگری انتقال دهید. برای این کار میتوانید متون را تک تک بلوک کرده و پس از هر بلوک (Ctrl+F3) را بزنید. همه متونی که پس از بلوک روی آنها (Ctrl+F3) را زده اید، اکنون در حافظه قرار دارند. برای فراخوانی همگی آنها فقط کافیست کلیدهای (Ctrl+Shift+F3) را فشار دهید.

Save - Save as

ضبط با نام (Save & Save as) - ضبط خودکار - پرونده جدید (New) - کار با الگوها (Template) - خواندن و بازکردن پرونده (Open) - پیش نمایش چاپ (Print Preview) ضبط و ضبط با نام (Save & Save as) به بالای محیـــط Word نگاه کنید روی نـــوار عنوان یادداشت شده Microsoft Word Document 1 اسم Document 1 : همان نام پرونده شماست که خود برنامه هنگامیکه پرونده جـــدید باز میشود به آن نام Document میدهد. هنگامی که پرونده ای را ضبط می کنید برنامه از شما خواهد پرسید که نام پرونده چه باشد یعنی اسم Document را خود برنامه به پرونده میدهد تا قبل از ضبط کردن توسط شما ، پرونده نام داشته باشد. اکنون پس از اینکه فرمان ضبط پرونده را صادر کردید برنامه از شما نام پرونده را خواهد پرسید پس زمانی که شما برای اولین بار بخواهید پرونــده خود را Save کنید کادر محاوره ای Save as برای شما باز خواهد شد. برای اینکه دستور ضبط پرونده را اجرا کنید میتوانید از کلید ترکیبی Ctrl+S استفاده کنید یا اینکه از نوار ابزار استاندارد دکمه Save را فشار دهید یا از منوی File روی زیر منوی Save بروید. پس از اینکه یکی از این دستورات را اجرا کردید چون پرونده شما اسم نداشته و از اسم پیش فرض خود برنامه استفاده مینموده است کادر محاوره ای Save as باز میشود. توسط Save in میتوانید محل نگهداری پرونده را مشخص کنید. توسط Up one level خواهید توانست به یک پوشه بالاتر (قبل) بروید یعنی از پوشه جاری که در آن قرار گرفته اید خارج شوید. در قسمت File name میتوانید اسم مورد نظر خود را تایپ نمائید. در قسمت Save as type ، Word Document را انتخاب کنید. و در آخر دکمه Save را انتخاب نمائیــــد . حال پرونده با نامی که وارد نموده اید ضبط شده و شما میتوانید روی نوار عنوان ، نام پرونده خود را مشاهده نمائید. این نام میتواند تا 256 حرف باشد از طرفی میتوان بین نامی که داده میشود فاصله هم زد. اگر اطلاعات جدید یا تغییراتی در سند خود وارد کنید این بار با یکی از روشها مثلاً Ctrl+S پرونده شما ضبط خواهد شد و دیگر کادر محاوره ای Save as باز نخواهد شد زیرا پرونده شما نام دارد.

Save خودکار

برای اینکه دستور دهید که بصورت خودکار پرونده در Word ضبط شود وارد منوی Tools زیر منوی Options می شوید و دستور Save Autorecover info every علامت بگذارید و در Box روبروی Minutes زمان را تعیین کنید مثلاً اگر زمان 5 دقیقه در نظر گرفتید هر 5 دقیقه یکبار پرونده شما بصورت خودکار ضبط خواهد شد .یا اینکه میتوانید در Box مقابل Always Create Backup Copy علامت بگذارید .

پرونده جدید

هنگامی که شما روی نشانه برنامه Word کلیک می کنید تا پنجره این برنامه باز گردد با باز شدن برنامه یک پرونده یا سند جدید نیز توسط برنامه باز می گردد. چنانچه خواستید یک پرونده جدید بسازید باید از منوی File ، زیر منوی New را انتخاب کنیدبا این عمل کادر محاوره ای New باز میشود از برگ نشان General در قسمت Create New گزینه Document را انتخاب نموده و Ok را بفشارید و یا از کلید فوری Ctrl+N استفاده و یا روی نوار ابزار استاندارد روی نشانه New کلیک نمائید. برنامه Word برای هر پرونده جدیدی که باز میکند نام Document را میدهد و در انتهای این نام با توجه به اینکه چندمین پرونده ای است که باز می کنید عدد خواهد داد فرضاً ممکن است نام یکی از پرونده های شما Document 5 باشد .

کار با الگوها

کار با الگوها (Template) : الگوی پیش فرض Word ، Blank Document می باشد. Word دارای تنوع الگوهای تعریف شده برای حروف ، برگ های اولیه فاکس، توضیحات و غیره می باشد . شما میتوانید الگوهای خاص خودتان را نیز ایجاد کنید یا الگوهای موجود را اصلاح نمایید تا متناسب با نیازهای خاص شما باشند. برای استفاده از یک الگوی موجود مراحل زیر را انجام دهید: 1.از منـــوی File زیر منوی New را انتخاب کنید تا کادرمحاوره ای ظاهر شود. 2.درکادر محاوره ای ظاهر شده ، برگ نشــان مورد نظر را انتخاب کنید . سپس نشانه ای را برای الگویی که میخواهید مدرک بر اساس آن باشد، انتخاب کنید. 3.گزینه Document را در ناحیه Create New انتخاب کنید . 4.روی دکمه OK کلیک کنید. 5.متن مورد نظر خودتان را با متن نمونه در الگو مقایسه کنید و مطالب اضافی را پاک کنید و مطالب مورد نظر خود را اضافه کنید تا مدرک تمام شود . 6.از منوی File زیر منوی Save را انتخاب کنید. الگوی اصلاح شده نیز ذخیره خواهد شد.

ایجاد الگوی جدید

ایجاد الگوی جدید : روش اول : 1.مدرک مورد نظر را تایپ کرده و دستور قالب بندی که میخواهید در الگو ظاهر شود یا تصویری درج گردد، را بدهید. 2.از منوی File گزینه Save as را انتخاب کنید تا کادر محاوره ای Save as ظاهر شود. 3.از لیست باز شوی Save as type گزینه Document Template را انتخاب کنید کادر Save in بطور خودکار نمایش پوشه Template را تغییر میدهد. 4.یک نام تشریحی برای الگو در کادر متن File name تایپ کنید. 5.روی Save کلیک نمایید. روش دوم : 1.از منوی File زیر منوی New درقسمت Create new گزینه Template را انتخاب کنید. 2.مدرک مورد نظر را تایپ کرده و دستور قالب بندی که میخواهید در الگو ظاهر شود را انتخاب نمایید. 3.از منوی File گزینه Save as را انتخاب کنید تا کادر محاوره ای ظاهر شود. 4.در قسمت File name یک نام تشریحی برای الگوی خود تایپ کنید. 5. در قسمت Save as type گزینه Document Template انتخاب شده است و نیاز به انتخاب شما ندارد. 6.دکمه Save را فشار دهید. توجه داشته باشید برای بازنگری و فراخوانی الگوها باید آنهارا از منوی File زیر منوی New در برگ نشان General جستجو کرد .

خواندن و باز کردن برنامه

برای خواندن پرونده یا به قولی باز کردن پرونده باید از منوی File زیر منوی Open را

هیچ نظری تا کنون برای این مطلب ارسال نشده است، اولین نفر باشید...